Gebruikers kunnen WorkSmart bereiken via een vaste URL. De inloggegevens worden verstrekt door het opleidingsinstituut, zodat studenten en docenten geen eigen inloggegevens hoeven aan te maken.

De kanbanweergave is bedoeld voor studenten, waarbij ze maximaal twee courses per half jaar kunnen volgen. Elke course is onderverdeeld in verschillende taken die wekelijks zijn ingepland door de docent.

Elke van de twee courses heeft een unieke kleur om diversiteit aan te brengen. Een student kan tegelijkertijd aan maximaal twee taken werken, ongeacht of deze taken afkomstig zijn van dezelfde of verschillende courses.

Wanneer een student aan een taak wil beginnen, kan hij het kaartje van de "To Do"-kolom naar de "Doing"-kolom slepen. Voor meer gedetailleerde informatie over een opdracht kan de student eenvoudigweg één keer op het kaartje klikken.

Studenten hebben de mogelijkheid om te zoeken binnen het platform. Dit kan zowel op basis van course als op taak. Het platform doorzoekt alle tekst op de kaartjes. In dit geval wordt gezocht op "design system". Met behulp van een micro-interactie wordt het relevante kaartje weergegeven.

Via het detailscherm heeft de student de mogelijkheid om documenten te uploaden, waardoor hij feedback van de docent kan ontvangen. Als de student per ongeluk een verkeerd document heeft geüpload, kan hij de optie 'Opnieuw uploaden' kiezen. Het bestaande document wordt dan verwijderd en vervangen door een nieuw document.

Alle taken die zich in de kolom 'Done' bevinden, zijn voltooid door de student. Wanneer er een label op een voltooide taak staat, betekent dit dat het cijfer voor die taak bekend is. De student kan dit cijfer bekijken door op het kaartje te klikken. Hierdoor opent het detailscherm zich. Op dit detailscherm is niet alleen het cijfer van de taak te zien, maar ook de cijfers van de deelproducten.

Het platform gedeelte van de docenten ziet er net iets anders uit dan van de studenten. Zo heeft de docent toegang tot twee menu-items: 'Studenten' en 'Courses'.

Inzicht in voortgang: De docent kan de voortgang van elke student bekijken en feedback geven op documenten, evenals beoordelingen toekennen. Door op een student te klikken, wordt het detailscherm geopend. Hier kan de docent courses toevoegen of verwijderen. Daarnaast kan de docent geüploade documenten bekijken en van feedback voorzien. Als de docent een beoordeling heeft gegeven aan een document, kan deze worden vergrendeld zodat de student geen verdere aanpassingen kan doen.

In dit gedeelte heeft de docent de mogelijkheid om studenten aan courses te koppelen en course-onderdelen (taken) toe te voegen en over de lesweken te verdelen.

De kleur van de course kan worden gewijzigd door op het potloodpictogram te klikken en een andere kleur te selecteren. Deze kleuraanpassing wordt onmiddellijk doorgevoerd in het hele platform, inclusief de kaartjes in de kanbanweergave.

De docent kan studenten toevoegen door op de dropdown te klikken. Hierop opent een lijst met studenten. Met één klik op een student wordt deze onderaan toegevoegd als een 'chip' (tag).

De docent kan course onderdelen toevoegen door op de button 'Onderdeel toevoegen' te klikken. Hierdoor wordt een pop-up geopend waarin hij een afbeelding, naam, datum en omschrijving kan invoeren. Deze gegevens worden vervolgens toegevoegd aan de lijst van onderdelen.

De docent heeft de mogelijkheid om course onderdelen per week te verdelen. Dit wordt gedaan met behulp van drag-and-drop. De docent selecteert een onderdeel uit de linkerkolom en sleept dit naar de rechterkolom. Boven de rechterkolom wordt het weeknummer weergegeven. Door op de kalender te klikken, kan de docent het weeknummer aanpassen. Alle onderdelen die al zijn ingedeeld, worden inactief (grijs) in de linkerkolom weergegeven.